Avslöja dina anonyma agenter

Häromveckan deltog jag i en skrivutmaning som ordnades av Sandra Muller. I fem dagar jobbade jag med att förbättra en befintlig text på engelska som jag själv hade skrivit.

Det var otroligt lärorikt och här nedan pekar jag ut några av höjdpunkterna. Sedan bjuder jag också på mitt eget misstag i samband med att jag skrev det här inlägget…

Visuell feedback avslöjade mig

Den första uppgiften i skrivutmaningen innebar att korta ner alltför långa meningar. Som jag har berättat tidigare är det här en av mina akilleshälar.

I min första analys av texten i onlineverktyget VisibleThread stod mätaren klart på rött när det gällde meningslängd. 

Efter en systematisk genomarbetning lyckades jag komma under femprocentsgränsen och därmed få grönt ljus. Hurra! Och också lite sorgligt att det ska krävas färgglada analysredskap för att jag verkligen ska komma till skott.

Passiva formuleringar blir otydliga

Nästa uppgift innebar att titta på det här med passiva och aktiva formuleringar. Grundregeln är att aktiva formuleringar är bättre eftersom det blir tydligare vem som gör vad. 

En aktiv formulering kan vara: 

Vi skickar den färdiga manualen till dig två olika format.

Motsvarande passiv formulering kan vara:

Den färdiga manualen skickas till dig i två olika format.

Ser du att den som utför handlingen helt försvann ur texten?

Om du bara hade läst den passiva meningen så kan du faktiskt inte veta vem det är som skickar manualen. Ibland kanske det framgår av sammanhanget. Men jag har märkt att det ofta är svårt att omformulera andras passiva meningar till aktiva, eftersom det faktiskt inte alls är självklart vem det är som utför handlingen!

Passivt är vanligt i teknisk dokumentation

Jag ser ofta passiva formuleringar i teknisk dokumentation. Min gissning är att avsikten är att vara formell och opersonlig och kanske även mer generell.

”Jag vet inte vem som kommer att skicka manualen! Det kanske är skribenten, projektledaren eller receptionisten. Jag vet inte. Jag skriver att den skickas, då behöver jag inte specificera mig.”

Nej, och om inte du vet vem det är som gör något, hur blir det då för läsaren?

Upplev förändringen

När du börjar jobba med att systematiskt skriva om passiva formuleringar till aktiva så kommer du märka att texten blir mycket mer direkt. Mindre byråkratisk.

Jämför de här varianterna.

Om det dåliga vattnet dricks kan det leda till sjukdom.

Om du dricker det dåliga vattnet kan du bli sjuk.

Vilken är tydligast?


Ett annat exempel med några alternativa omformuleringar är det här:

Patienten bokas in till återkommande besök varannan vecka.

Sjuksköterskan bokar in patienten till återkommande besök varannan vecka.

Eller kanske, beroende på sammanhang och vem texten riktar sig till:

Du ska boka in patienten till återkommande besök varannan vecka.

Eller om det är en regelrätt uppmaning:

Boka in patienten till återkommande besök varannan vecka.

 

Testa själv!

Om du har en text på engelska, testa gärna VisibleThread! Du får inte bara sammanfattningen jag visade ovan.

Och nu måste jag bjuda lite på hur det såg nu när jag skrev forsättningen på det här stycket. I mitt första utkast skrev jag:

Varje mening analyseras för sig med förslag på olika förbättringar, som att korta ner meningen om den är lång, skriva om till aktiv form, byta ut substantiveringar till verb och kanske till och med hitta kortare och enklare ord.

Ok, det var min första spontana tanke, det jag ville säga. Men låt oss titta lite närmare på den meningen.

  1. 39 ord i meningen. Det är LÅNGT över gränsen för ok.
  2. Passiv formulering redan på första raden.
  3. Flera uppräkningar som förmodligen blir tydligare i en lista. 

Gör om, gör rätt!

Jag skrev om meningen och jag tror att det här blir mer lättläst och tydligt:

Verktyget analyserar varje mening för sig och föreslår olika förbättringar. Det kan exempelvis handla om att :

  • korta ner meningen om den är lång
  • skriva om till aktiv form
  • byta ut substantiveringar till verb
  • hitta kortare och enklare ord.

PS.

I min webbkurs Skriv en manual tar jag upp det här ämnet med passiva och aktiva formuleringar under rubriken Läsbarhet i Modul 5

Då har vi i kursen redan gått igenom:

  • Grundläggande principer för att skriva manual
  • Knep för att avgöra vad som ska stå med i manualen och inte
  • Regler för att skriva en bra instruktion
  • Olika sätt att presentera fakta på bästa sätt
  • Principer för att bygga ihop och strukturera manualen 
  • Tips på layout som underlättar för läsaren att hitta och förstå

Gratis manualmall

Vi avslutar webbkursen med att du kan ladda ner en manualmall (den kan du ladda ner utan att gå kursen).
Till sist visar jag hur du kan anpassa manualmallen till dina behov.

Gratis testlektion

Om du vill kan du kika på en gratislektion för att se om det verkar vara ett upplägg som passar dig. 

Hör av dig om du har frågor!

Dela på facebook
Dela på twitter
Dela på linkedin
Dela på email

Jag hjälper dig med metoder, kunskap och erfarenheter kring produktdokumentation så att den blir både effektiv och användbar.

Fler inlägg

Musfälla

Trick för att locka information ur utvecklare

Att få fram underlag till teknisk dokumentation är verkligen en utmaning. Själv har jag provat allt. Jag har mutat utvecklare med kakor. Intervjuat stressade projektledare. Filtrerat ofantliga mängder med utvecklingsärenden

Tips till dig som skriver lathund i affekt

Behöver dina kunder en lathund för er produkt? Eller behöver ni själva en intern lathund på kontoret för att komma tillrätta med reseräkningarna? Lathundar kan vara många olika saker. Allt

Är din dokumentation agil?

Ni har en agil utvecklingsprocess. Check. Ni har kanske till och med skickat ledningen på kurs och har nu en agil organisation i stort. Toppen! Men hur står det till

Vad kostar en manual

Vad kostar en manual?

Tid är pengar. Den största kostnaden för teknisk dokumentation är ofta tiden som skribenten lägger ner. Visst kan olika slags verktyg kosta pengar. Om du dessutom skickar manualen på tryck

Illustrerad instruktion

6 olika sätt att skriva instruktioner

Det finns många olika sätt att skriva instruktioner. Ett format är inte nödvändigtvis bättre än ett annat. Flera faktorer styr vilken typ av instruktion som fungerar bäst:  personliga preferenser: vissa

Gunilla Svanfeldt Omslag

Samtycke till marknadsföring

Vi lagrar informationen som du anger i formuläret för att kunna kontakta dig med nyhetsbrev, om uppdateringar och med erbjudanden. 

Markera kryssrutan i formuläret för att ge ditt samtycke till att vi skickar e-post till dig.

We use MailerLite as our marketing automation platform. By clicking below to submit this form, you acknowledge that the information you provide will be transferred to MailerLite for processing in accordance with their Privacy Policy and Terms of Service.